Τα κριτήρια για αποτελεσματικές εσωτερικές επιθεωρήσεις σε εταιρείες τροφίμων.
Οι βιομηχανίες τροφίμων ασχολούνται με πολύ ευαίσθητα προϊόντα που χρειάζονται τακτικές επιθεωρήσεις και ποιοτικό έλεγχο. Οι επιθεωρήσεις ασφάλειας τροφίμων και ποιοτικού ελέγχου, επηρεάζουν άμεσα την ικανοποίηση των καταναλωτών, τη φήμη της επωνυμίας και τα οικονομικά αποτελέσματα της εταιρείας. Επομένως, η πρόληψη και η διόρθωση ζητημάτων ασφάλειας και ποιότητας, οδηγεί στην αριστεία του προϊόντος, την αυξημένη φήμη της επωνυμίας και μια ισχυρότερη πελατειακή βάση.
Δεδομένου ότι τα τρόφιμα επηρεάζουν άμεσα την υγεία των καταναλωτών, η ποιοτική κατάσταση του προϊόντος πρέπει να επανεξετάζεται και να τεκμηριώνεται προσεκτικά σε όλα τα στάδια της παραγωγικής διαδικασίας, μέσω διαδικασιών παραγωγής που πληρούν τα πρότυπα και τις προσδοκίες των πελατών, των ρυθμιστικών αρχών και των ενδιαφερομένων μερών. Οι εσωτερικές επιθεωρήσεις βοηθούν στον εντοπισμό και τη διόρθωση τυχόν ελαττωμάτων, αποκλίσεις ή μη συμμορφώσεις που μπορεί να επηρεάσουν την ποιότητα, την ασφάλεια ή την απόδοση των προϊόντων ή των υπηρεσιών.
Τα βασικά βήματα/κριτήρια διεξαγωγής εσωτερικών επιθεωρήσεων
Ποια είναι όμως τα βασικά κριτήρια διεξαγωγής εσωτερικών επιθεωρήσεων; Επιγραμματικά είναι καθορισμός του σκοπού της εσωτερικής επιθεώρησης, ορισμός του πεδίου ελέγχου, ξεκάθαρο σχέδιο ελέγχου, η εκτέλεση, η έκθεση αποτελεσμάτων και οι δράσεις βελτίωσης.
Πρώτο κριτήριο που πρέπει να καθοριστεί είναι ο Σκοπός της εσωτερικής επιθεώρησης. Ο σκοπός πρέπει να είναι ευθυγραμμισμένος με τους ποιοτικούς στόχους της εταιρείας αλλά και τις πολιτικές της. Ο σκοπός πρέπει να είναι σαφής, συγκεκριμένος και μετρήσιμος και να κοινοποιείται σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη που εμπλέκονται στον έλεγχο. Ο σκοπός μπορεί να περιλαμβάνει την επαλήθευση συμμόρφωσης με εσωτερικές ή εξωτερικές απαιτήσεις, για την αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας του συστήματος διαχείρισης ποιότητας, για τον εντοπισμό ευκαιριών βελτίωσης ή για την αξιολόγηση των κινδύνων και τις επιπτώσεις από δρομολογημένες αλλαγές στην παραγωγή.
Το δεύτερο κριτήριο αφορά στο Πεδίο του ελέγχου. Πρόκειται για τον καθορισμό του εύρους και των σημείων ελέγχου και πρέπει να καλύπτει διαδικασίες, λειτουργίες ή τομείς με τις οποίες θα ασχοληθεί η εσωτερική επιθεώρηση. Δεν πρέπει να επικαλύπτεται από άλλους ελέγχους της εταιρείας και είναι καλύτερα να είναι ρεαλιστικό και εφικτό. Στο Πεδίο ελέγχου καθορίζονται τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν για την αξιολόγηση και συμμόρφωση των ελεγχόμενων διαδικασιών (πρότυπα, κανονισμοί, βέλτιστες πρακτικές).
Μετά σειρά έχει το Σχέδιο εσωτερικής επιθεώρησης που περιλαμβάνει την περιγραφή των δραστηριοτήτων, τους πόρους και συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα και θα πρέπει και αυτό να κοινοποιείται στα ενδιαφερόμενα μέρη. Στο Σχέδιο αναφέρονται επίσης οι ρόλοι και οι ευθύνες της ομάδας ελέγχου και των τομέων ή εργαζόμενων που πρέπει να ελεγχθούν, η μέθοδος που θα ακολουθηθεί, τα εργαλεία που θα χρησιμοποιηθούν και, τα σημεία εντός της επιχείρησης που θα γίνει η επιθεώρηση. Στο σχέδιο περιλαμβάνονται επίσης πιθανά εμπόδια και προκλήσεις που ενδεχομένως θα προκύψουν, όπως αντιδράσεις και, συγκρούσεις. Στο σχέδιο πρέπει να συμφωνήσουν όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη: και ο ελεγκτής και ο ελεγχόμενος.
Τέταρτο βήμα, είναι η εκτέλεση του Σχεδίου εσωτερικής επιθεώρησης που πρέπει να διενεργείται με επαγγελματισμό, σεβασμό, αντικειμενικότητα, εμπιστευτικότητα και ακεραιότητα. Η εκτέλεση περιλαμβάνει μεταξύ άλλων, συναντήσεις έναρξης και λήξης της εσωτερικής επιθεώρησης, συνεντεύξεις, παρατηρήσεις, εννοείται επιθεωρήσεις, δοκιμές και επαλήθευση εγγράφων και αρχείων. Η εκτέλεση, θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τη συλλογή και τεκμηρίωση επαρκών και συναφών αποδεικτικών στοιχείων προς υποστήριξη των ευρημάτων και συμπερασμάτων.
Η έκθεση των ευρημάτων και συμπερασμάτων που ακολουθεί αφορά στην προετοιμασία ενός εγγράφου στο οποίο συνοψίζονται τα αποτελέσματα της εσωτερικής επιθεώρησης. Στην έκθεση θα πρέπει να παρουσιαστούν όλα τα παραπάνω κριτήρια, μαζί με τα πορίσματα, συμπεράσματα και συστάσεις. Θα πρέπει επίσης να αναφέρονται δυνατά και αδύνατα σημεία της παραγωγής, ευκαιρίες και απειλές και οι διορθωτικές ενέργειες που προτάθηκαν ή έγιναν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, με σαφή, συνοπτικό και ακριβή τρόπο. Η έκθεση θα πρέπει να ελεγχθεί και να εγκριθεί από τον επικεφαλής της ομάδας ελέγχου και τον ελεγχόμενο.
Το έκτο και τελευταίο κριτήριο είναι η παρακολούθηση των διορθωτικών ενεργειών που προτάθηκαν κατά τη διάρκεια της εκτέλεσης του σχεδίου εσωτερικής επιθεώρησης, με στόχο την επαλήθευση της αποτελεσματικότητάς τους. Οι δράσεις βελτίωσης θα πρέπει επίσης να ενσωματωθούν στο σύστημα διαχείρισης ποιότητας και στον κύκλο συνεχούς βελτίωσης, και να κοινοποιηθούν σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη. Οι δράσεις βελτίωσης θα πρέπει να αξιολογούνται και να επανεξετάζονται περιοδικά, και τυχόν διδάγματα ή βέλτιστες πρακτικές θα πρέπει να τεκμηριώνονται και να κοινοποιούνται.
Ακολουθήστε το Cibum 
