Ήρθε το zero-based budgeting – ZBB. Κάνουμε budget και όχι την… πάπια!
Του Νίκου Γδοντέλη*
Η εμπλοκή του επικεφαλής του τμήματος Ποιότητας στον προϋπολογισμό του τμήματος είναι, ή θα έπρεπε να είναι, μια από τις πιο σπουδαίες διαδικασίες του έτους. Πολλοί συνάδελφοι απεχθάνονται το budgeting και αν μπορούν το αποφεύγουν γιατί… “είμαι επιστήμονας και όχι λογιστής’’, “κρατώ το περσινό budget και τελειώνει η ιστορία’’, “αν είναι να διαπραγματευτώ λεφτά θα το κάνω για τον μισθό μου’’, και άλλα παρόμοια επιχειρήματα.
Στις εκατοντάδες Περιγραφές Θέσεως Εργασίας Διευθυντών ή Υπευθύνων Ποιότητας που έχω συντάξει και έχω δει, η ευθύνη κατάρτισης προϋπολογισμού τμήματος συχνά λείπει, ή κι αν υπάρχει είναι συνήθως μια τυπική αναφορά. Όμως τα δεδομένα στο επιχειρείν τρέχουν και είναι προ των πυλών η ανάγκη πραγματικής ενασχόλησης με την κατάρτιση του προϋπολογισμού του τμήματος Ποιότητας και Ασφάλειας Τροφίμων.
Όλοι αντιλαμβάνονται πλέον πως η προσπάθεια μείωσης, του κόστους παραγωγής και λειτουργίας των επιχειρήσεων, είναι πια προτεραιότητα. Κι όπως λέει ένας φίλος επιχειρηματίας “το μόνο σίγουρο κέρδος για του χρόνου, είναι τι έξοδα θα κόψω’’.
Ο ετήσιος προϋπολογισμός είναι ένα εργαλείο διοίκησης που διαχρονικά προσφέρεται για να μετρηθούν και να αποτυπωθούν τέτοιες ενέργειες. Μια πολύ απλή προσέγγιση, αλλά δυστυχώς τόσο δημοφιλής, είναι για παράδειγμα ‘’στο σενάριο μείωσης πωλήσεων κατά 2% το νέο έτος, απαιτείται οριζόντια μείωση εξόδων κατά 9% και βγαίνουμε μια χαρά. Αποτύπωσέ τον στο νέο προϋπολογισμό και μοίρασέ το στις Διευθύνσεις.’’
Ευτυχώς όμως, πιο τεχνοκρατικές μέθοδοι έχουν αρχίσει να υιοθετούνται στο budgeting ακόμα κι από μικρομεσαίες επιχειρήσεις τροφίμων. Έτσι κερδίζει έδαφος ο προϋπολογισμός μηδενικής βάσης, ή αλλιώς zero-based budgeting (ZBB). Πρόκειται για μια τεχνική κατάρτισης προϋπολογισμού κατά την οποία όλα τα έξοδα πρέπει να αιτιολογούνται και να επανεγκρίνονται κάθε έτος ξεκινώντας από το μηδέν, σε σύγκριση με την πιο παραδοσιακή προσέγγιση που ξεκινά κανείς με τον προηγούμενο προϋπολογισμό και καταρτίζει τον νέο με την προσαρμογή του ανάλογα με τις προβλεπόμενες ανάγκες για το νέο έτος.
Το ZBB θεωρείται, από τους κορυφαίους διεθνείς χρηματοοικονομικούς οίκους, ένα εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο επιχειρηματικού σχεδιασμού που μπορεί να βοηθήσει μια εταιρεία να εντοπίσει και να εξαλείψει το περιττό κόστος που έχει αναλάβει, να διατηρήσει τον έλεγχο των δαπανών και να επικεντρωθεί στην χρηματοδότηση πρωτοβουλιών και διεργασιών υψηλού κέρδους.
Η βασική διαφορά που είσαγεται με την ZBB προσέγγιση είναι η αιτιολόγηση όλων των δαπανών από την αρχή σε λευκό χαρτί κάθε φορά που εκπονείται ο νέος προϋπολογισμός. Δηλαδή στους ΖΒΒ προϋπολογισμούς πρέπει να επανεξετάζεται κάθε δαπάνη στην αρχή του κύκλου του προϋπολογισμού και οι επικεφαλής των τμημάτων πρέπει να αιτιολογούν την ανάγκη, το όφελος και τον αντίκτυπο κάθε κονδυλίου, πριν εγκριθεί.
Σε μια τέτοια διαδικασία πως πιστεύετε ότι αντιμετωπίζονται τα κόστη Ασφάλειας Τροφίμων και Ποιοτικού Ελέγχου; Κρίνεται σκόπιμο και επωφελές να μην συμμετέχετε στην διαδικασία κατάρτισης του budget; Τι προβλέπετε πως θα γίνει με το budget του τμήματος Ποιότητας και Ασφάλειας Τροφίμων; Μην το πολυσκέπτεστε, η απάντηση είναι απλή. Θα γίνει κούρεμα. Αν δεν αναγνωρίσει η οικονομική διοίκηση της εταιρίας ή ο οικονομικός σύμβουλος, την συμβολή και την προστιθέμενη αξία του τμήματος και της διεργασίας του ΠΕ και της ΑΤ στην απόδοση και την επιχειρηματική συνέχεια της επιχείρησης, τότε θα γινει κούρεμα.
Και μη μου πείτε καλά δεν τρέχει και τίποτα και κάνετε σκέψεις του τύπου ‘’Θα δουλέψουμε με τους πόρους που μας δίνει η διοίκηση’’ ή ‘’ ο μισθός να πέφτει και ότι θέλουν ας κάνουν’’. Καταλαβαίνετε πως όταν μικραίνει το budget, μικραίνουν όλα. Ή στην καλύτερη τροποποιείται το μίγμα και οι δαπάνες πάνε σε πιο ‘’επικερδή’’ τοποθέτηση. Μην απορείτε λοιπόν όταν έρχονται προτάσεις, όπως να κόψουμε το budget των αναλύσεων και να αυξήσουμε τις πιστοποιήσεις, να δώσουμε τον καθαρισμό σε συνεργείο, να κλείσουμε το χημείο και να κάνουμε αναλύσεις μόνο εκτός…
Η μόνη “άγκυρα” για να κρατηθεί το budget στα απαραίτητα επίπεδα είναι η ύπαρξη ώριμης κουλτούρας ασφάλειας τροφίμων στην επιχείρηση. Να θεωρεί η ανώτερη διοίκηση το budget για την ποιότητα και ασφάλεια των προιόντων απαραίτητη επένδυση αμείωτης έντασης και όχι μεταβλητό κόστος.
Είναι πλέον μεγάλης σημασίας να μπορέσει να ανθίσει η κουλτούρα ΑΤ στην επιχείρηση τροφίμων. Είναι ζωτικής σημασίας η διοίκηση να πιστέψει πως οι δαπάνες που στηρίζουν την ποιότητα και ασφάλεια τροφίμων είναι επένδυση.
Αυτό δεν σημαίνει πως ο επικεφαλής του τμήματος δεν πρέπει να είναι έτοιμος να τεκμηριώσει με τεχνοκρατικό τρόπο την θέση του και να μπορεί να υποστηρίζει και να ‘’κερδίζει’’ κάθε χρόνο τον προϋπολογισμό του τμήματός του με αντικειμενικό και ρεαλιστικό τρόπο.
Το budgeting, με όποια μέθοδο και να γίνεται, συμπεριλαμβανομένου του ZBB, είναι η υλοποίηση του στρατηγικού σχεδίου μιας εταιρείας σε τακτικό επίπεδο. Στόχος είναι να επιτύχει τους οικονομικούς και λειτουργικούς στόχους του στρατηγικού σχεδίου της επιχείρησης, μεταφράζοντας το μακροπρόθεσμο σχέδιο της σε ένα λεπτομερές σύνολο αναμενόμενων εσόδων και εξόδων. Η ιδέα της τακτικής ανασκόπησης του προϋπολογισμού, αλλά και της επανέκδοσής του, έχει σκοπό να αξιολογούνται τα έξοδα και να προσαρμοστούν στην πορεία για να διατηρήσουν την εταιρεία ευθυγραμμισμένη με τους στόχους της για την επίτευξη των επιθυμητών επιχειρηματικών αποτελεσμάτων.
Ο επικεφαλής του τμήματος Ποιότητας και Ασφάλειας Τροφίμων πρέπει να είναι έτοιμος να υποστηρίξει τεκμηριωμένα το προϋπολογισμό του και αυτό είναι δουλειά καθ’ όλη της διάρκεια του έτους και όχι μερικών ημερών τον χρόνο.
Ακολουθήστε το Cibum 
