Όλοι έχουμε διαβάσει ιστορίες “τρόμου” σχετικά με εσφαλμένες ή προσβλητικές αναρτήσεις στα social media και τις επιπτώσεις τους. Οι περισσότεροι και σίγουρα πάνω από το 80% έχουν, πλέον, ενεργό λογαριασμό στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όμως λίγοι αντιλαμβάνονται πάντα τις συνέπειες που μπορεί να έχει μια ανάρτηση τους, όχι μόνο για τον εαυτό τους, αλλά και για την επιχείρηση στην οποία εργάζονται.
Μια λανθασμένη ανάρτηση κοινωνικής δικτύωσης έχει τη δυνατότητα να βλάψει τη φήμη μιας επιχείρησης και οι εργοδότες πρέπει να μετριάσουν τον κίνδυνο που ελλοχεύει από τα social media έχοντας μια σαφή πολιτική την οποία πρέπει να ακολουθεί το προσωπικό τους.
Δεν είναι λίγες οι περιπτώσεις που εργαζόμενοι σε εστίαση, φιλοξενία ή λιανεμπόριο απολύονται εξαιτίας αναρτήσεων που κυμαίνονται από καταγγελίες στο Tik tok έως, έως tweet για πελάτες. Πρόκειται για δύο πολύ διαφορετικούς τύπους ενεργειών, αλλά και οι δύο θα μπορούσαν να έχουν παραβιάσει τις αντίστοιχες πολιτικές της επιχείρησης που εργάζονται, για το θέμα των αναρτήσεων.
Είναι ξεκάθαρο πως μία εταιρική πολιτική μέσων κοινωνικής δικτύωσης δεν έχει τον ρόλο να “πνίγει” τη χρήση των social media από τους εργαζομένου, στον ελεύθερο χρόνο τους, αλλά να τους ενημερώνει για τις πιθανές συνέπειες και πως οι αναρτήσεις τους στα προσωπικά τους social media, ακόμη και εκτός των ωρών εργασίας στον ελεύθερο χρόνο τους, μπορεί δυνητικά να παραβιάσει μια πολιτική μέσων κοινωνικής δικτύωσης, όπως ακριβώς θα συνέβαινε αν η ανάρτηση γινόταν εντός ωραρίου. Μπορεί να πιστεύετε ότι μια ολόκληρη πολιτική αφιερωμένη στα social media είναι λίγο υπερβολική, αλλά από επιχειρηματική σκοπιά είναι σημαντική για λόγους όπως: Βοηθά στη διατήρηση της διαδικτυακής φήμης της επιχείρησής, διασφαλίζει ότι το προσωπικό σας γνωρίζει τα δικαιώματα και τις ευθύνες του και συμβάλλει στον μετριασμό των αξιώσεων άδικης απόλυσης.
Τι είναι όμως μια πολιτική μέσων κοινωνικής δικτύωσης και τι πρέπει να περιέχει;
Η πολιτική μέσων κοινωνικής δικτύωσης είναι ένα έγγραφο που προσφέρει καθοδήγηση στους εργαζόμενους που χρησιμοποιούν πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης, είτε ως μέρος της δουλειάς τους είτε στην προσωπική τους ζωή. Θα πρέπει να αποτελεί μέρος του εγχειριδίου του προσωπικού, ή των εταιρικών κατευθυντήριων γραμμών και θα πρέπει να περιγράφει τα πράγματα που πρέπει να γνωρίζει το προσωπικό και τις συμπεριφορές που πρέπει να υποστηρίζει όταν χρησιμοποιεί κανάλια μέσων κοινωνικής δικτύωσης. Για παράδειγμα, αυτό θα μπορούσε να είναι οτιδήποτε, από τη διασφάλιση της τήρησης ενός κώδικα συμπεριφοράς από το προσωπικό μέχρι τη διασφάλιση του σεβασμού του απορρήτου των πελατών και των συναδέλφων ανά πάσα στιγμή.
Όπως και άλλες εταιρικές κατευθυντήριες γραμμές, δεν υπάρχει συγκεκριμένος κανόνας σχετικά με το τι πρέπει και τι δεν πρέπει να περιλαμβάνεται στην πολιτική σας, αλλά υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη ως γενικός εμπειρικός κανόνας.
1. Ξεκινήστε με μια σαφή εξήγηση του γιατί εφαρμόζετε μια πολιτική, διευκρινίζοντας ότι δεν προσπαθείτε να ελέγξετε τι κάνουν οι εργαζόμενοι εκτός των ωρών εργασίας
2. Ξεκαθαρίστε ότι είναι υπεύθυνοι για αυτά που δημοσιεύουν και μοιράζονται και συμπεριλάβετε συγκεκριμένες οδηγίες που τους δίνουν σαφή εικόνα ώστε να κατανοήσουν τι πρέπει και τι δεν πρέπει να δημοσιεύουν
3. Συμπεριλάβετε τυχόν συμφωνίες εμπιστευτικότητας και πολιτικές προστασίας δεδομένων και διευκρινίστε ότι αυτές ισχύουν και για τα social media.
4. Κάντε ξεκάθαρη τη στάση σας σχετικά με τον αυτοπροσδιορισμό. Γενικά, το προσωπικό δεν πρέπει να έχει οδηγίες να εκπροσωπεί ή να συνηγορεί για την εταιρεία για την οποία εργάζεται στο Διαδίκτυο, εκτός εάν αναφέρεται στην περιγραφή της θέσης εργασίας του.
Για όσους δημοσιεύουν για λογαριασμό της εταιρείας τους ως μέρος του ρόλου τους, πρέπει να ακολουθούν τις κατευθυντήριες γραμμές της επωνυμίας της εταιρείας, να ακολουθούν το νόμο και να αποφεύγουν να κάνουν δυσφημιστικά ή προσβλητικά σχόλια —όλα αυτά θα πρέπει να επισημαίνονται στην πολιτική σας για τα social media.
Ζούμε σε έναν όλο και πιο συνδεδεμένο κόσμο όπου τα στοιχεία των ατόμων, συμπεριλαμβανομένου του τόπου εργασίας τους, είναι συχνά πολύ ορατά, επομένως είναι σημαντικό για τους εργοδότες να έχουν σαφείς πολιτικές για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Ενώ ένας εργοδότης δεν μπορεί και δεν πρέπει να περιορίσει το προσωπικό του στο πως να χρησιμοποιεί τα social media στον ελεύθερο χρόνο του, ή να του απαγορεύει να εκφράζεται στο διαδίκτυο, μπορεί να λάβει μέτρα για να εξασφαλίσει ότι η φήμη της επιχείρησης δεν επηρεάζεται αρνητικά από τη δραστηριότητα ενός υπαλλήλου στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Δημιουργώντας μια ολοκληρωμένη πολιτική για τα social media, ενημερώνετε το προσωπικό για τους κινδύνους και τις ευθύνες του, κρατώντας τόσο εσάς όσο και αυτούς ασφαλείς.
Από την Jen Hine, Σύμβουλο Ανθρώπινου Δυναμικού στον πάροχο λογισμικού διαχείρισης προσωπικού, RotaCloud ( www.rotacloud.com)
Πηγή: catererlicensee
