Από τις 28 Σεπτεμβρίου 2026 τέθηκε σε ισχύ η νέα διαδικασία για την ηλεκτρονική τήρηση του Βιβλίου Υποδείξεων Τεχνικού Ασφάλειας και Ιατρού Εργασίας στο Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα (ΟΠΣ) της Επιθεώρησης Εργασίας. Η διαδικασία καθορίζεται με την υπ’ αρ. 25548/25.09.2026 απόφαση του Υφυπουργού Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης Κωνσταντίνου Καραγκούνη, η οποία δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ Β’ 5833/28.09.2026. Η νέα ρύθμιση μεταφέρει ουσιαστικά σε ηλεκτρονικό περιβάλλον το ειδικό βιβλίο στο οποίο καταγράφονται οι γραπτές υποδείξεις και συμβουλές του Τεχνικού Ασφάλειας και του Ιατρού Εργασίας προς τον εργοδότη. Παράλληλα, θεσπίζει ένα ενιαίο ηλεκτρονικό ιστορικό για κάθε επιχείρηση, με καταγραφή των υποδείξεων, των ημερομηνιών, των εμπλεκόμενων προσώπων και της ημερομηνίας και ώρας κατά την οποία ο εργοδότης έλαβε γνώση.
Τι αλλάζει για επιχειρήσεις, εργοδότες και τεχνικούς ασφάλειας
Με τη νέα διαδικασία, για κάθε επιχείρηση, εγκατάσταση ή πλοίο δημιουργείται στο ΟΠΣ της Επιθεώρησης Εργασίας ηλεκτρονικό «ειδικό βιβλίο» υποδείξεων. Το βιβλίο διαχωρίζεται ανάλογα με την ιδιότητα του καταχωρητή, δηλαδή σε υποδείξεις Τεχνικού Ασφάλειας και σε υποδείξεις Ιατρού Εργασίας. Κάθε εγγραφή θα περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, τα στοιχεία του Τεχνικού Ασφάλειας ή του Ιατρού Εργασίας που την καταχώρισε, την τυχόν ΕΞΥΠΠ μέσω της οποίας παρέχονται οι υπηρεσίες, την ημερομηνία της επίσκεψης στην επιχείρηση, την ημερομηνία καταχώρισης της υπόδειξης, καθώς και την ημερομηνία και ώρα κατά την οποία ο εργοδότης έλαβε γνώση.
Η ηλεκτρονική διαδικασία αφορά τους Τεχνικούς Ασφάλειας και τους Ιατρούς Εργασίας που είναι εγγεγραμμένοι στην ηλεκτρονική βάση του ΟΠΣ και στους οποίους έχουν ανατεθεί σχετικά καθήκοντα, τις Εξωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης (ΕΞΥΠΠ), τις Εσωτερικές Υπηρεσίες Προστασίας και Πρόληψης (ΕΣΥΠΠ), καθώς και τους εργοδότες που έχουν υποχρέωση να χρησιμοποιούν υπηρεσίες Τεχνικού Ασφάλειας ή και Ιατρού Εργασίας. Εξαιρούνται οι εργοδότες που αναλαμβάνουν οι ίδιοι τα καθήκοντα Τεχνικού Ασφάλειας στην επιχείρησή τους, σύμφωνα με το άρθρο 502 του Κώδικα Εργατικού Δικαίου.
Οι υποδείξεις καταχωρίζονται και «κλειδώνουν»
Ιδιαίτερη σημασία έχει η διαδικασία οριστικής υποβολής. Ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας συνδέεται στον προσωπικό του λογαριασμό στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του ΟΠΣ και επιλέγει την επιχείρηση για την οποία ενεργεί. Στη συνέχεια δημιουργεί νέα εγγραφή, συμπληρώνει υποχρεωτικά την ημερομηνία της επίσκεψης και το κείμενο της υπόδειξης, ενώ μπορεί προαιρετικά να επιλέξει μία ή περισσότερες κατηγορίες υποδείξεων από σχετική λίστα.
Η εγγραφή μπορεί αρχικά να αποθηκευτεί ως προσωρινή. Όταν όμως υποβληθεί οριστικά, λαμβάνει χρονοσήμανση από το σύστημα και δεν μπορεί πλέον ούτε να διαγραφεί ούτε να τροποποιηθεί. Από εκείνο το σημείο η εγγραφή τίθεται σε κατάσταση «Σε αναμονή λήψης γνώσης» και ακολουθεί η διαδικασία ηλεκτρονικής ενημέρωσης του εργοδότη.
Ο εργοδότης πρέπει να δηλώσει ηλεκτρονικά ότι έλαβε γνώση
Για κάθε νέα υπόδειξη ο εργοδότης ενημερώνεται μέσω ειδοποίησης στον λογαριασμό του στις ηλεκτρονικές υπηρεσίες του ΟΠΣ, ενώ παράλληλα αποστέλλεται και μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο εργοδότης αποκτά πρόσβαση στα στοιχεία της υπόδειξης και καλείται να υποβάλει ηλεκτρονικά τη δήλωση «Λήψης γνώσης». Η δήλωση είναι αμετάκλητη. Με την υποβολή της, το σύστημα καταγράφει την ακριβή ημερομηνία και ώρα, καθώς και τα στοιχεία του ταυτοποιημένου χρήστη που υπέβαλε τη δήλωση για λογαριασμό της επιχείρησης.
Η εγγραφή μεταφέρεται έτσι στην κατάσταση «Αναγνωσμένη».
Η διαδικασία αποκτά ιδιαίτερη σημασία και για τον έλεγχο από την Επιθεώρηση Εργασίας, καθώς ο αρμόδιος Επιθεωρητής Ασφάλειας και Υγείας μπορεί να αναζητήσει και να προβάλει το ειδικό βιβλίο κάθε επιχείρησης, τις υποδείξεις που έχουν καταχωριστεί και την κατάσταση λήψης γνώσης από τον εργοδότη.
Τι γίνεται αν υπάρχει λάθος σε μια υπόδειξη
Ένα από τα σημαντικότερα σημεία της νέας διαδικασίας αφορά τις διορθώσεις. Μετά την οριστική υποβολή, το αρχικό κείμενο της υπόδειξης δεν μπορεί να τροποποιηθεί και δεν μπορεί να διαγραφεί. Εάν απαιτείται διόρθωση ή συμπλήρωση, ο Τεχνικός Ασφάλειας ή ο Ιατρός Εργασίας που εξακολουθεί να έχει ενεργή ανάθεση καθηκόντων δημιουργεί νέα εγγραφή με τον τύπο «διευκρίνιση/συμπλήρωση». Η νέα εγγραφή πρέπει να αναφέρεται ρητά στην αρχική υπόδειξη.
Και για τη νέα αυτή καταχώριση ο εργοδότης πρέπει να προχωρήσει σε «Λήψη γνώσης». Τόσο η αρχική υπόδειξη όσο και η συμπληρωματική ή διορθωτική εγγραφή παραμένουν διαθέσιμες στο ιστορικό. Με αυτόν τον τρόπο, η ηλεκτρονική διαδικασία δεν αντικαθιστά απλώς το έντυπο βιβλίο, αλλά δημιουργεί ένα διαδοχικό και χρονοσημασμένο αρχείο, στο οποίο παραμένουν καταγεγραμμένες οι αρχικές υποδείξεις και τυχόν μεταγενέστερες διευκρινίσεις.
Πρόσβαση και ιστορικό για όλους τους εμπλεκόμενους
Η νέα ηλεκτρονική υπηρεσία προβλέπει διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης ανάλογα με τον ρόλο του χρήστη. Ο εργοδότης μπορεί να βλέπει το ειδικό βιβλίο της επιχείρησης και τις καταχωρισμένες υποδείξεις και να δηλώνει ηλεκτρονικά ότι έλαβε γνώση. Ο Τεχνικός Ασφάλειας και ο Ιατρός Εργασίας μπορούν να καταχωρίζουν νέες υποδείξεις για επιχειρήσεις στις οποίες έχουν ενεργή ανάθεση καθηκόντων, αλλά και να βλέπουν το ιστορικό των υποδείξεων. Προβλέπεται μάλιστα δυνατότητα πρόσβασης στο ιστορικό υποδείξεων που έχουν καταχωρίσει οι ίδιοι ακόμη και όταν δεν υπάρχει πλέον ενεργή ανάθεση καθηκόντων στην επιχείρηση.
Αντίστοιχα, οι ΕΞΥΠΠ και ΕΣΥΠΠ έχουν πρόσβαση στο ιστορικό των υποδείξεων που συνδέονται με τις υπηρεσίες τους, ενώ η Επιθεώρηση Εργασίας έχει τη δυνατότητα αναζήτησης και ελέγχου του ειδικού βιβλίου και της κατάστασης λήψης γνώσης. Όλοι οι προβλεπόμενοι χρήστες μπορούν επίσης να εξάγουν το ειδικό βιβλίο ή μέρος αυτού, για παράδειγμα σε αρχείο PDF ή μέσω εκτύπωσης. Στο εξαγόμενο αρχείο αναγράφεται η ημερομηνία και η ώρα της εξαγωγής.
Ειδικές προβλέψεις για οικοδομικά και τεχνικά έργα
Η απόφαση περιλαμβάνει ειδική πρόβλεψη για οικοδομικά και τεχνικά έργα, καθώς και για ναυπηγοεπισκευαστικές εργασίες. Όταν ο κύριος του έργου ή ο εργολάβος λάβει γνώση των υποδείξεων του Τεχνικού Ασφάλειας ή του Ιατρού Εργασίας στον οποίο έχει αναθέσει καθήκοντα, οφείλει να ενημερώνει σχετικά και τους λοιπούς συντελεστές του έργου, όπως άλλους εργολάβους και υπεργολάβους, καθώς και τον συντονιστή ασφάλειας, εφόσον προβλέπεται, όταν οι υποδείξεις τους αφορούν.
Οι παραβάσεις μπορούν να επιφέρουν κυρώσεις
Η απόφαση δεν περιορίζεται στη διαδικασία καταχώρισης και παρακολούθησης. Προβλέπει ότι σε περίπτωση παραβίασης των διατάξεών της εφαρμόζονται οι προβλεπόμενες διοικητικές και ποινικές κυρώσεις του Κώδικα Εργατικού Δικαίου. Συγκεκριμένα, ως προς τις διοικητικές κυρώσεις παραπέμπει στα άρθρα 542, 571 και 572 του Κώδικα Εργατικού Δικαίου, ενώ για τις ποινικές κυρώσεις παραπέμπει στα άρθρα 544 και 576.
Η νέα διαδικασία τέθηκε σε ισχύ από τη δημοσίευση της απόφασης στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, δηλαδή από τις 28 Σεπτεμβρίου 2026, σύμφωνα με το άρθρο 11 της απόφασης.
